Συμβουλευτική
Reporting & Data Analysis
Σε ένα περιβάλλον όπου οι επιχειρήσεις ζητούν έγκαιρη, αξιόπιστη και κατανοητή οικονομική πληροφόρηση μέσα στη χρήση, στόχος μας ήταν να οργανώσουμε το μηνιαίο reporting σε μια ενιαία, αυτοματοποιημένη διαδικασία που εξυπηρετεί πελάτη και ομάδα. Η υποψηφιότητα αφορά ένα ολοκληρωμένο, αυτοματοποιημένο σύστημα μηνιαίου reporting προς πελάτες, σχεδιασμένο στην Eteron Business Solutions σε Power BI. Τα reports συνδέονται απευθείας με τη βάση δεδομένων μας, εξασφαλίζοντας συνεχή και αξιόπιστη ανανέωση χωρίς χειροκίνητες παρεμβάσεις. Η υλοποίηση εντάσσεται σε ευρύτερο BI οικοσύστημα αναφορών για λογιστική, φορολογική και διοικητική πληροφόρηση. Παρουσιάζουμε δύο χαρακτηριστικά reports, ως τα πλέον αντιπροσωπευτικά. Το πρώτο είναι το «Μηνιαίο Ενημερωτικό Πελατών», που αποστέλλεται κάθε μήνα και παρουσιάζει την οικονομική εικόνα τόσο της επιλεγμένης περιόδου όσο και σωρευτικά μέσα στη χρήση. Περιλαμβάνει KPI, γραφήματα και συγκρίσεις για έσοδα, έξοδα, μικτό και καθαρό αποτέλεσμα, ανάλυση κόστους (μισθοδοσία, λειτουργικά, εμπορεύματα, αποσβέσεις), καθώς και εκτιμήσεις ΦΠΑ και φόρου. Το δεύτερο είναι το «Συγκεντρωτικό Πελατών», αναλυτικό report εσωτερικής χρήσης με δυνατότητα drill-down ανά επιχείρηση. Το αξιοποιούμε ως εργαλείο ελέγχου και παρακολούθησης, ώστε να έχουμε συγκεντρωμένη την εικόνα κάθε πελάτη πριν την ενημέρωσή του. Παρουσιάζει συμφωνίες και αποκλίσεις, ανάλυση φορολογητέων εκροών-εισροών, συνδέσεις με στοιχεία Ε3, καθώς και εικόνα παγίων, αποσβέσεων και μισθοδοσίας. Με αυτόν τον τρόπο, ο πελάτης λαμβάνει κάθε μήνα συνεπή, κατανοητή και τεκμηριωμένη εικόνα της οικονομικής του θέσης ενώ η ομάδα μας διαθέτει ένα ολοκληρωμένο εργαλείο ελέγχου που διασφαλίζει την ακρίβεια, τη διαφάνεια και την ποιότητα της ενημέρωσης που του παρέχεται. Τα δύο reports παρατίθενται συνημμένα σε μορφή PDF, ώστε να αποτυπωθούν πλήρως.
Η καινοτομία της λύσης μας αποτυπώνεται στον τρόπο που συνδυάζει αυτοματοποίηση, ελέγχους ποιότητας και ουσιαστική αξιοποίηση των αποτελεσμάτων. Η ροή των δεδομένων είναι πλήρως αυτοματοποιημένη: τα Power BI reports τροφοδοτούνται απευθείας από τη βάση μας, χωρίς ενδιάμεσες εξαγωγές ή χειροκίνητη επεξεργασία. Έτσι, η μηνιαία ενημέρωση παράγεται άμεσα, με σταθερή δομή και πάντα με τα πιο πρόσφατα στοιχεία. Στο «Συγκεντρωτικό Πελατών» έχουμε διαμορφώσει ένα ενιαίο περιβάλλον εσωτερικού ελέγχου. Η πρώτη σελίδα περιλαμβάνει συγκεντρωτικό πίνακα με όλες τις επιχειρήσεις και τα βασικά τους δεδομένα, ώστε να υπάρχει συνολική εικόνα σε μία ματιά. Πάνω σε αυτόν τον κορμό λειτουργούν αυτοματοποιημένοι έλεγχοι συμφωνιών: για παράδειγμα, διασταυρώνουμε λογιστική και μισθοδοσία για να επιβεβαιώνεται ότι τα ποσά συμφωνούν, ελέγχουμε το μητρώο παγίων με τους λογαριασμούς της ομάδας 1 για την ορθότητα των καταχωρήσεων και επιβεβαιώνουμε ότι οι αποσβέσεις συμφωνούν τόσο με το μητρώο παγίων όσο και με τις λογιστικές εγγραφές. Επιπλέον, στο ίδιο report ενσωματώνεται η τριπλή διασταύρωση MyDATA–ΑΑΔΕ–Λογιστικής, ώστε τυχόν αποκλίσεις να εντοπίζονται και να διορθώνονται έγκαιρα πριν την ενημέρωση του πελάτη. Το «Μηνιαίο Ενημερωτικό Πελατών», ως εργαλείο ουσιαστικής ενημέρωσης, παρουσιάζει KPI, τάσεις και συγκρίσεις που οδηγούν σε πρακτικά συμπεράσματα για κερδοφορία, δομή κόστους και φορολογικές υποχρεώσεις, τόσο για την περίοδο όσο και σωρευτικά μέσα στη χρήση. Η συγκεκριμένη προσέγγιση δείχνει στην πράξη πώς ο συνδυασμός BI και αυτοματοποιημένων ελέγχων μπορεί να αναβαθμίσει την καθημερινή λογιστική και φορολογική παρακολούθηση, ενισχύοντας ουσιαστικά την αξιοπιστία του reporting.
Η πρακτικότητα της λύσης φαίνεται από το ότι έχει ενταχθεί στην καθημερινή λειτουργία μας και καλύπτει με σαφή τρόπο δύο ανάγκες που μέχρι πρόσφατα αντιμετωπίζαμε χειροκίνητα: την οργανωμένη μηνιαία ενημέρωση του πελάτη και τον γρήγορο, αξιόπιστο εσωτερικό έλεγχο πριν από αυτήν. Στην πράξη, το «Μηνιαίο Ενημερωτικό Πελατών» έδωσε μια σταθερή και επαναλήψιμη διαδικασία ενημέρωσης. Κάθε μήνα ο πελάτης λαμβάνει την ίδια δομημένη εικόνα, με τα βασικά αποτελέσματα του μήνα και σωρευτικά μέσα στη χρήση, χωρίς να χρειάζεται να ζητά διευκρινίσεις ή επιπλέον στοιχεία. Αυτό έχει κάνει την επικοινωνία με τον πελάτη πιο στοχευμένη, γιατί κάθε μήνα υπάρχει ένα σταθερό σημείο αναφοράς με ξεκάθαρα και δομημένα στοιχεία. Παράλληλα, το «Συγκεντρωτικό Πελατών» μας επιτρέπει να έχουμε συνολική εικόνα όλων των πελατών σε ένα σημείο και να παρακολουθούμε την πορεία τους με τρόπο ουσιαστικό. Με τη συγκεντρωτική πρώτη σελίδα εντοπίζουμε άμεσα ποιοι πελάτες χρειάζονται προτεραιότητα, ενώ οι επιμέρους έλεγχοι μας βοηθούν να επιβεβαιώνουμε ότι τα στοιχεία είναι σωστά πριν προχωρήσουμε σε ενημέρωση ή υποβολές. Έτσι, αντί να κάνουμε αποσπασματικούς ελέγχους σε πολλά διαφορετικά αρχεία, έχουμε μια ενιαία ροή εργασίας που μας οδηγεί γρήγορα στο σημείο που απαιτείται ενέργεια. Συνολικά, η λύση βελτίωσε μια διαδικασία που ήταν χρονοβόρα και ασύνδετη, σε μια σταθερή, γρήγορη και λειτουργική πρακτική, με ξεκάθαρο αποτέλεσμα στην καθημερινή μας δουλειά και στην εμπειρία του πελάτη.
Η αποτελεσματικότητα της λύσης αποτυπώνεται σε μείωση χρόνου, χειροκίνητης εργασίας και σε καλύτερο προληπτικό έλεγχο. Με το «Συγκεντρωτικό Πελατών» η ομάδα μας έχει πλέον όλη την εικόνα κάθε επιχείρησης συγκεντρωμένη σε ένα σημείο, μαζί με τους ελέγχους. Εργασίες που πριν απαιτούσαν έως και μία ημέρα για να εντοπιστούν και να διορθωθούν λάθη (αναζήτηση στοιχείων από διαφορετικές πηγές, έλεγχοι σε Excel, επαληθεύσεις), τώρα ολοκληρώνονται μέσα σε λίγα λεπτά, γιατί οι αποκλίσεις εμφανίζονται αυτόματα και οδηγούν στο σημείο που χρειάζεται διόρθωση. Από τον συγκεντρωτικό πίνακα της πρώτης σελίδας μπορούμε «με μια ματιά» να βλέπουμε κρίσιμα θέματα, όπως τους απαλλασσόμενους πελάτες και αν πλησιάζουν/ξεπερνούν το όριο εσόδων για ένταξη σε καθεστώς, αλλά και ποιες επιχειρήσεις χρειάζονται διορθωτικές κινήσεις πριν το τέλος του έτους. Παλαιότερα, για να γίνει ο ίδιος έλεγχος, έπρεπε να εξάγουμε λογιστικά αποτελέσματα για κάθε επιχείρηση ξεχωριστά, κάτι που ξεπερνούσε τη μία ημέρα για το σύνολο των πελατών. Παράλληλα, η μηνιαία ενημέρωση του πελάτη έγινε ταχύτερη: η προετοιμασία που απαιτούσε τουλάχιστον 1 ώρα χειροκίνητης καταγραφής και ελέγχων, πλέον βασίζεται σε έναν σύντομο προέλεγχο στο συγκεντρωτικό και στην άμεση παραγωγή του «Μηνιαίου Ενημερωτικού», μειώνοντας τον χρόνο σε λίγα λεπτά ανά πελάτη. Τέλος, έχουν καταργηθεί τα διασπαρμένα αρχεία Excel και τα πολλαπλά σημεία παρέμβασης, αφού όλη η πληροφορία και οι έλεγχοι βρίσκονται ενιαία στο Power BI, με σταθερή δομή και συνέπεια. Συνολικά, η λύση έχει μετατρέψει τον μηνιαίο έλεγχο και την ενημέρωση των πελατών σε μια γρήγορη, ενιαία και αξιόπιστη διαδικασία, με όφελος στην καθημερινή λειτουργία της ομάδας και στην ποιότητα της πληροφόρησης.
Η Eteron Business Solutions παρουσιάζει ένα αυτοματοποιημένο σύστημα μηνιαίου reporting σε Power BI, με απευθείας σύνδεση στη βάση δεδομένων και σταθερή ανανέωση. Η υποψηφιότητα παρουσιάζει δύο reports: το «Μηνιαίο Ενημερωτικό Πελατών», που αποτυπώνει την εικόνα μήνα και χρήσης, και το «Συγκεντρωτικό Πελατών», εσωτερικό εργαλείο παρακολούθησης με αυτοματοποιημένους ελέγχους. Η λύση αντικατέστησε τα διασπαρμένα Excel, μείωσε τον χρόνο ελέγχου από ημέρες σε λεπτά και υποστηρίζει έγκαιρη, τεκμηριωμένη ενημέρωση των πελατών. Παράλληλα ενισχύει τον προληπτικό έλεγχο μέσα στη χρήση και τη διαφάνεια της οικονομικής εικόνας. Έχει πλέον ενσωματωθεί ως πάγια πρακτική στην καθημερινή λειτουργία της ομάδας μας για το σύνολο των πελατών.